Relatiegeschenken: een vergiftigd geschenk?

De wereld stevent straks weer af op de feestelijke jaarwissel. Een periode waarin leveranciers en ondernemingen hun trouwe klantenrelaties willen erkennen door het geven van eindejaarsgeschenken en -recepties. Een maatschappelijk aanvaard gebeuren dat de voorbije decennia sterk is afgezwakt omwille van de fiscale beperkingen en krimpende budgetten, maar toch nog steeds als doel heeft om de relatie met goede leveranciers en klanten te honoreren. Dat men hierdoor onrechtstreeks het aankoopgedrag van klanten beïnvloedt, is mooi meegenomen.

Reputatieschade

Incentives geven kan ook tijdens het jaar gebeuren om een nakende deal binnen te halen of een kritische beslissingsnemer over de streep te halen. Als dit telkens voor dezelfde ‘happy few’ klanten gebeurt of als er buitensporige incentives worden aangeboden, kan dit vragen oproepen… Het is voor de klant of de medewerker ook niet altijd evident om hierop correct te reageren. Hij wil de leverancier niet beledigen, maar hij wil intern ook de schijn van belangenvermenging niet opwekken. Vroeger bleven deze ongemakkelijke situaties nog onder de radar, maar met de opkomst van sociale media kan er vrij snel ruchtbaarheid gegeven worden aan elke vermeende mistoestand. En binnen de kortste keren riskeert men een schandaalsfeer.

De meeste bedrijven zijn dan ook als de dood voor dergelijke reputatieschade. De grote bedrijven zijn interne richtlijnen gaan uitvaardigen ter voorkoming van omkoperij en corruptie. Deze handvesten moeten de onderneming, maar ook de medewerkers-zelf, vrijwaren om in een slecht daglicht te komen. Vandaag wordt dan ook ‘het integer en duurzaam zakendoen’ terecht hoog in het vaandel gevoerd.

Perceptie

Met de recente omkoopschandalen en de heisa in de media, zijn het de medewerkers zelf die vragen om duidelijke richtlijnen. Zij beseffen dat het aanvaarden van gratis tickets voor concerten, deelname aan events op exotische locaties of het toegestuurd krijgen van dure wijnpakketten een vermoeden van beïnvloeding kan laten uitschijnen bij collega’s of concurrerende firma’s. Zij willen dan ook in de eerste plaats gerustgesteld worden dat hun gedrag deontologisch aanvaardbaar is en de business niet in moeilijkheden brengt. Bij medewerkers, die dit niet of onvoldoende beseffen omdat zij juist verblind worden door dat unieke aanbod van die ene uitzonderlijke wijn of dat mega rockconcert, loopt de onderneming dan weer het risico dat zij juist de zwakke schakel vormen voor mogelijke beïnvloeding van de leverancier of klant.

Signalen

Ben je als bedrijfsleider of business verantwoordelijke zeker dat de relaties met klanten en/of leveranciers altijd strikt professioneel en correct verlopen? Dat er geen onrechtstreekse beïnvloeding wordt uitgeoefend om een strategisch belangrijke deal binnen te halen. Verloopt een jarenlange relatie met dezelfde contactpersonen tussen de aankoopafdeling en de leverancier nog steeds met de nodige reserves of is er een amicale band ontstaan die door een van beide partijen kan gebruikt of misbruikt worden? Valt het niet op dat het steeds dezelfde medewerker is die uitgenodigd wordt voor een seminar of bedrijfsuitje van steeds dezelfde leverancier? Wordt dit meestal aangeboden in de periode net voor of na de contractverlenging? Er zijn tal van signalen die detecteerbaar zijn.

Het volstaat meestal om samen met de medewerkers te overleggen welke houding er wordt aangenomen en hoe men op een gepaste manier omgaat met delicate situaties. Het begint met het maken van duidelijke afspraken over wat acceptabel is tot wie wat aanvaardt of hoe de verdeling binnen het team gebeurt. Voor een zero tolerance bestaan er intussen beleefde standaardformules om tegen een leverancier of klant te zeggen: neen, ik aanvaard jouw geschenk niet! En voor eindejaarsgeschenken bestaat voor zowel de leverancier als de klant de elegante oplossing om de waarde van de incentive te doneren aan een erkend goed doel. Toch een neutrale instantie die er gelukkig van wordt…

 

Alles hangt af hoe je als ondernemer volwassen wil omgaan met interne en externe frauderisico’s. Een zelfuitgevoerde 360° risico-assessment kan hierin helpen. Wil je hier meer over weten? Neem gerust vrijblijvend contact op.

contact@driesvanvaerenbergh.be

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *